Ký hợp đồng với đối tác lần đầu: 4 điều khoản doanh nhân nhỏ cần đọc kỹ trước khi đặt bút

Có một nghịch lý quen thuộc trong giới kinh doanh nhỏ: càng háo hức vì có đối tác mới, càng dễ ký hợp đồng mà không đọc kỹ. Nhiều chủ doanh nghiệp thú nhận họ chỉ đọc lướt phần giá và thời hạn, còn các điều khoản còn lại thì tin vào thiện chí của đối tác. Thiện chí là điều tốt, nhưng hợp đồng tồn tại chính là để dùng vào lúc thiện chí không còn đủ. Bốn điều khoản dưới đây không cần kiến thức luật sâu để hiểu, chỉ cần thói quen đọc chậm và hỏi rõ trước khi ký.

Đối tượng hợp đồng phải cụ thể đến từng chi tiết

Điều khoản đầu tiên cần kiểm tra là hợp đồng ghi rõ bạn mua gì, bán gì, với tiêu chuẩn nào. Một dòng chung chung như “cung cấp dịch vụ marketing” có thể hiểu theo mười cách khác nhau khi xảy ra tranh chấp. Hãy yêu cầu ghi rõ số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn nghiệm thu và cách đo lường. Nếu là hàng hóa, ghi rõ quy cách, xuất xứ và cách kiểm tra khi nhận hàng. Nếu là dịch vụ, ghi rõ phạm vi công việc và những gì không thuộc phạm vi. Một hợp đồng tốt là hợp đồng mà người ngoài đọc vào cũng hiểu hai bên đã thỏa thuận những gì, không cần phải hỏi lại ai.

Giá, cách tính giá và thời điểm thanh toán

Giá trên hợp đồng chưa bao giờ là toàn bộ câu chuyện về tiền. Hãy kiểm tra giá đã bao gồm thuế hay chưa, đã bao gồm phí vận chuyển, phí lắp đặt hay các chi phí phát sinh khác chưa. Tiếp theo là lịch thanh toán: trả trước bao nhiêu phần trăm, trả theo tiến độ nào, và điều kiện để được thanh toán đợt tiếp theo là gì. Nhiều tranh chấp bắt đầu từ việc một bên cho rằng đã hoàn thành đủ điều kiện để nhận tiền, trong khi bên kia cho rằng chưa. Cách phòng tránh đơn giản là gắn mỗi đợt thanh toán với một mốc nghiệm thu cụ thể, có biên bản xác nhận của cả hai bên. Khi tiền gắn với mốc rõ ràng, cả hai bên đều có động lực làm đúng tiến độ.

Thời hạn, gia hạn và điều kiện chấm dứt

Hợp đồng có thời hạn bao lâu, hết hạn thì tự động gia hạn hay phải ký mới, và muốn chấm dứt trước hạn thì phải báo trước bao nhiêu ngày. Đây là những câu hỏi tưởng nhỏ nhưng quyết định rất lớn. Một hợp đồng tự động gia hạn thêm một năm có thể khiến bạn bị ràng buộc với đối tác không còn phù hợp. Ngược lại, một hợp đồng không có điều khoản chấm dứt rõ ràng có thể khiến bạn mắc kẹt khi đối tác vi phạm. Hãy đọc kỹ các trường hợp được phép chấm dứt, thủ tục thông báo, và nghĩa vụ còn lại sau khi chấm dứt, ví dụ như bàn giao tài liệu, thanh toán phần việc đã làm, hay bảo mật thông tin.

Trách nhiệm khi một bên không làm đúng cam kết

Điều khoản về vi phạm và bồi thường thường bị bỏ qua vì ai cũng nghĩ mình sẽ làm đúng. Nhưng hợp đồng cần trả lời trước câu hỏi: nếu giao hàng trễ thì phạt thế nào, nếu chất lượng không đạt thì xử lý ra sao, và mức bồi thường tối đa là bao nhiêu. Một mức phạt rõ ràng không phải để dọa nhau, mà để cả hai bên biết trước cái giá của việc không giữ lời. Ngược lại, một hợp đồng không ghi mức phạt cụ thể sẽ khiến việc đòi bồi thường về sau trở nên rất khó, vì không có căn cứ để tính. Hãy chú ý cả điều khoản giới hạn trách nhiệm: có hợp đồng ghi bên vi phạm chỉ bồi thường tối đa bằng giá trị hợp đồng, cũng có hợp đồng không giới hạn, và sự khác nhau đó đáng giá rất nhiều tiền khi sự cố xảy ra.